Softphone: O que é, vantagens e como implementar

softphone

Se você já precisou fazer uma chamada telefônica pela internet, provavelmente já ouviu falar sobre o softphone.

Mas afinal, o que é um softphone? Para que ele serve? Quais são suas vantagens e desvantagens? Como escolher um e implementá-lo em sua empresa?

Neste artigo, vamos responder a todas essas perguntas e muito mais. Continue lendo para descobrir tudo sobre o mundo dos softphones.

O que é softphone?

Um softphone é um software que permite que você faça chamadas telefônicas usando a internet, em vez de uma linha telefônica tradicional.

Ele funciona como um telefone virtual, que você pode usar em seu computador, smartphone ou tablet, desde que esteja conectado à internet.

O software usa a tecnologia de Voz sobre IP (VoIP) para transmitir suas chamadas pela internet, em vez de usar as linhas telefônicas convencionais.

O softphone geralmente inclui uma interface gráfica de usuário (GUI) que se parece com um telefone convencional, com teclado, discador e recursos como a agenda de contatos.

Além disso, ele também pode incluir recursos mais avançados, como videoconferência, mensagens instantâneas, compartilhamento de arquivos e outras funções de comunicação.

Para que serve o softphone?

O softphone serve para tornar as chamadas telefônicas mais simples, acessíveis e econômicas. Com ele, você pode fazer chamadas telefônicas de alta qualidade para qualquer lugar do mundo, sem precisar pagar as tarifas exorbitantes das operadoras de telefonia.

Isso é especialmente útil para empresas que precisam fazer muitas chamadas de longa distância ou internacionais, pois o software permite economizar muito dinheiro em suas contas telefônicas.

Além disso, o softphone também oferece muitos recursos adicionais, como videoconferência e mensagens instantâneas, que podem ajudar a melhorar a comunicação interna da sua empresa.

Com esses recursos, você pode realizar reuniões virtuais, compartilhar documentos e arquivos, e se comunicar com sua equipe em tempo real, tudo a partir de um único software.

Quais as vantagens e benefícios de usar um softphone?

Existem muitas vantagens e benefícios em usar um softphone em sua empresa. Aqui estão algumas das principais:

Economia de custos: Como mencionamos anteriormente, o software pode ajudar a economizar muito dinheiro em suas contas telefônicas.

Ele usa a internet para fazer chamadas, o que significa que você não precisa pagar as tarifas exorbitantes das operadoras de telefonia para fazer chamadas de longa distância ou internacionais.

Flexibilidade: O softphone é altamente flexível e pode ser usado em qualquer dispositivo conectado à internet. Isso significa que você pode fazer chamadas telefônicas de qualquer lugar, a qualquer hora, desde que tenha acesso à internet. Isso pode ser especialmente útil para funcionários que trabalham remotamente ou que viajam com frequência.

Recursos avançados: O software também oferece muitos recursos avançados, como videoconferência, compartilhamento de arquivos e mensagens instantâneas. Isso pode ajudar a melhorar a comunicação interna da sua empresa, permitindo que sua equipe se comunique de forma mais eficiente e colaborativa.

Fácil integração: O software pode ser facilmente integrado com outros softwares e sistemas de sua empresa, como o CRM ou o sistema de gerenciamento de tickets de suporte. Isso permite que sua equipe acesse informações relevantes de seus clientes durante as chamadas, o que pode melhorar a qualidade do atendimento e reduzir o tempo de resolução de problemas.

Mobilidade: O software é altamente móvel e pode ser usado em qualquer lugar onde haja uma conexão à internet. Isso significa que você pode levar seu telefone virtual com você para onde quer que vá, sem se preocupar com as restrições geográficas ou as limitações de uma linha telefônica tradicional.

Facilidade de uso: O software é fácil de usar e pode ser configurado em questão de minutos. Ele também oferece uma interface amigável, similar a de um telefone convencional, o que significa que sua equipe não precisará passar por um longo período de treinamento para começar a usá-lo.

Monitoramento e relatórios: O softphone também permite que você monitore e rastreie o desempenho de suas chamadas telefônicas, incluindo a duração das chamadas, o tempo de espera, o número de chamadas perdidas e muito mais. Isso pode ajudar a identificar áreas de melhoria em sua equipe de atendimento ao cliente e melhorar a eficiência de suas operações.

Quais as desvantagens de usar um softphone?

Apesar de suas muitas vantagens, o software também apresenta algumas desvantagens. Aqui estão algumas das principais:

Dependência da internet: O softphone depende da internet para funcionar, o que significa que ele pode ser afetado por problemas de conexão ou interrupções na rede. Isso pode levar a uma qualidade de chamada reduzida ou a chamadas interrompidas, o que pode ser frustrante para você e seus clientes.

Qualidade de som: A qualidade do som em chamadas de software pode variar dependendo da qualidade da sua conexão com a internet. Em áreas com conexões lentas ou instáveis, a qualidade das chamadas pode ser baixa, com ruídos ou cortes de áudio.

Segurança: O software pode apresentar vulnerabilidades de segurança, especialmente se você estiver usando uma conexão Wi-Fi pública ou não segura. Isso pode permitir que terceiros interceptem suas chamadas ou acessem suas informações confidenciais.

Dependência de um dispositivo: O software depende de um dispositivo para funcionar, o que significa que você não pode usá-lo sem um smartphone, tablet ou computador. Isso pode ser um problema se seu dispositivo estiver sem bateria ou se você perder o acesso a ele.

Principais funcionalidades do softphone

O softphone oferece muitas funcionalidades avançadas que podem ajudar a melhorar a comunicação interna e externa de sua empresa. Aqui estão algumas das principais funcionalidades:

Discagem: O software permite que você faça chamadas telefônicas como um telefone convencional, usando o teclado numérico ou a agenda de contatos.

Videoconferência: O software também permite que você faça videoconferências com até varias pessoas, permitindo que você se comunique com sua equipe ou com clientes de forma mais eficiente.

Mensagens instantâneas: Com o software , você pode enviar mensagens instantâneas para outros usuários, permitindo que você se comunique de forma rápida e eficiente.

Compartilhamento de arquivos: O software também permite que você compartilhe arquivos com outras pessoas durante as chamadas, permitindo que você envie documentos importantes ou informações relevantes para sua equipe ou seus clientes.

Gravação de chamadas: O software pode gravar chamadas, permitindo que você arquive informações importantes ou acompanhe o desempenho de sua equipe de atendimento ao cliente.

Encaminhamento de chamadas: O softphone também permite que você encaminhe chamadas para outros dispositivos ou membros da equipe, permitindo que você atenda as chamadas de seus clientes de forma mais eficiente.

Identificador de chamadas: O software pode exibir o nome e o número de telefone do chamador, permitindo que você saiba quem está ligando antes mesmo de atender a chamada.

Agenda de contatos: O software também inclui uma agenda de contatos, permitindo que você salve informações importantes sobre seus clientes ou membros da equipe e acesse essas informações durante as chamadas.

Quais os tipos de softphone?

Existem vários tipos de software disponíveis no mercado, cada um com suas próprias vantagens e desvantagens. Aqui estão alguns dos principais tipos de softphone:

Softphone baseado em navegador: O software baseado em navegador é um software que é executado em um navegador da web, como o Google Chrome ou o Mozilla Firefox. Isso permite que você use o softphone em qualquer dispositivo com acesso à internet, sem precisar instalar nenhum software adicional.

Softphone para desktop: O software para desktop é um software que é instalado em seu computador, permitindo que você faça chamadas telefônicas diretamente do seu desktop. Esse tipo de software geralmente oferece recursos mais avançados do que os software baseados em navegador, como videoconferência e compartilhamento de arquivos.

Softphone para smartphone: O software para smartphone é um aplicativo que você pode baixar em seu smartphone ou tablet, permitindo que você faça chamadas telefônicas de onde quer que esteja. Esse tipo de software é ideal para funcionários que trabalham remotamente ou que precisam fazer chamadas telefônicas enquanto estão em trânsito.

O que levar em consideração antes de escolher um softphone?

Antes de escolher um softphone para sua empresa, é importante considerar vários fatores. Aqui estão algumas coisas a considerar:

Recursos: Verifique quais recursos estão incluídos no software e se eles atendem às necessidades de sua empresa. Algumas empresas podem precisar de recursos avançados, como videoconferência ou compartilhamento de arquivos, enquanto outras podem precisar apenas de um software básico de discagem.

Compatibilidade: Verifique se o software é compatível com seus sistemas existentes, como seu sistema de gerenciamento de clientes ou seu sistema de telefonia atual.

Facilidade de uso: Certifique-se de que o software seja fácil de usar e que sua equipe possa se adaptar a ele rapidamente.

Preço: Considere o preço do software e se ele se encaixa no seu orçamento. Alguns softphones são gratuitos, enquanto outros exigem uma assinatura mensal ou uma taxa única de licenciamento.

Qualidade de som: Verifique a qualidade de som do software e certifique-se de que ele ofereça uma qualidade de som de alta definição em todas as suas chamadas.

Suporte ao cliente: Verifique se o fornecedor do software oferece suporte ao cliente de alta qualidade, como suporte por telefone ou chat ao vivo.

Por que a sua empresa deve usar um softphone?

Existem muitas razões pelas quais sua empresa deve considerar o uso de um softphone. Aqui estão algumas das principais razões:

Economia de custos: O software pode ajudar a economizar muito dinheiro em suas contas telefônicas, permitindo que você faça chamadas de longa distância e internacionais a taxas muito mais baixas.

Melhora na comunicação: Com recursos como videoconferência e mensagens instantâneas, o software pode ajudar a melhorar a comunicação interna de sua empresa e tornar a comunicação com seus clientes mais eficiente e colaborativa.

Flexibilidade: O software é altamente flexível e pode ser usado em qualquer dispositivo com acesso à internet, permitindo que sua equipe faça chamadas de qualquer lugar, a qualquer hora.

Mobilidade: O software é altamente móvel e pode ser usado em qualquer lugar, permitindo que seus funcionários trabalhem remotamente ou enquanto estão em trânsito.

Integração: O software pode ser facilmente integrado com outros softwares e sistemas de sua empresa, permitindo que você acesse informações relevantes de seus clientes durante as chamadas e melhore a eficiência de suas operações.

10 melhores softphones do Brasil

Aqui estão alguns dos melhores softphones disponíveis no mercado brasileiro:

Zoiper: O Zoiper é um software popular que oferece recursos avançados, como videoconferência e compartilhamento de arquivos.

X-Lite: O X-Lite é um software gratuito que oferece recursos básicos, como discagem e agenda de contatos.

3CX: O 3CX é um software que oferece recursos avançados, como videoconferência e mensagens instantâneas, além de ser fácil de usar e configurar.

Bria: O Bria é um softphone que oferece uma interface amigável e recursos avançados, como videoconferência e compartilhamento de arquivos.

Grandstream Wave: O Grandstream Wave é um software gratuito que oferece recursos básicos, como discagem e agenda de contatos.

MicroSIP: O MicroSIP é um software gratuito e de código aberto que oferece recursos básicos, como discagem e identificador de chamadas.

Linphone: O Linphone é um software gratuito e de código aberto que oferece recursos avançados, como videoconferência e compartilhamento de arquivos.

CounterPath: O CounterPath é um software que oferece uma interface amigável e recursos avançados, como videoconferência e mensagens instantâneas.

Avaya: O Avaya é um software que oferece recursos avançados, como videoconferência e compartilhamento de arquivos, além de suportar uma ampla gama de dispositivos.

Yealink: O Yealink é um software que oferece recursos avançados, como videoconferência e compartilhamento de arquivos, além de oferecer uma interface fácil de usar.

10 cases de empresas que utilizam a tecnologia

O Grupo IMAM, empresa brasileira de consultoria em logística, implementou o softphone para melhorar a comunicação entre seus colaboradores e com seus clientes, aumentando a eficiência e a qualidade do atendimento.

A Amaro, empresa de moda online, utiliza o softphone para permitir que seus funcionários trabalhem remotamente e se comuniquem com seus clientes de forma mais eficiente.

A Contabilizei, empresa de contabilidade online, utiliza o software para oferecer suporte ao cliente por telefone, permitindo que seus clientes tenham acesso a informações importantes e recebam ajuda rapidamente.

A Magazine Luiza, empresa de varejo, utiliza o software para permitir que seus funcionários trabalhem remotamente e se comuniquem com seus clientes de forma mais eficiente.

A JBS, empresa de processamento de alimentos, utiliza o software para permitir que seus funcionários se comuniquem com seus fornecedores e clientes de forma mais eficiente, reduzindo o tempo de resolução de problemas e aumentando a satisfação do cliente.

A Azul Linhas Aéreas, empresa de transporte aéreo, utiliza o software para oferecer suporte ao cliente por telefone, permitindo que seus clientes recebam informações e ajuda rapidamente.

A Hapvida, empresa de planos de saúde, utiliza o software para permitir que seus funcionários se comuniquem com seus pacientes de forma mais eficiente, aumentando a satisfação do paciente e reduzindo o tempo de espera.

A iFood, empresa de entrega de alimentos, utiliza o softphone para permitir que seus funcionários se comuniquem com seus restaurantes parceiros e entregadores de forma mais eficiente, reduzindo o tempo de espera e aumentando a satisfação do cliente.

A Raia Drogasil, empresa de varejo farmacêutico, utiliza o software para permitir que seus funcionários se comuniquem com seus clientes de forma mais eficiente, oferecendo suporte e informações importantes rapidamente.

A Leroy Merlin, empresa de varejo de materiais de construção, utiliza o software para permitir que seus funcionários trabalhem remotamente e se comuniquem com seus clientes de forma mais eficiente, reduzindo o tempo de espera e aumentando a satisfação do cliente.

Conclusão

O softphone é uma ferramenta valiosa para empresas que desejam melhorar sua comunicação interna e externa, oferecendo recursos avançados e flexibilidade. Embora apresente algumas desvantagens, como a dependência da internet e a qualidade de som variável, os benefícios do softphone superam as desvantagens em muitos casos.

Antes de escolher um softphone para sua empresa, é importante considerar vários fatores, como recursos, compatibilidade, facilidade de uso e preço. Existem muitos softphones disponíveis no mercado brasileiro, cada um com suas próprias vantagens e desvantagens, e é importante escolher um que atenda às necessidades específicas de sua empresa.

Além disso, as empresas podem se beneficiar de exemplos de sucesso de outras empresas que implementaram o softphone com sucesso, como as empresas mencionadas acima.

Em resumo, o softphone é uma ferramenta valiosa para empresas que buscam melhorar sua comunicação e eficiência, oferecendo recursos avançados e flexibilidade. Com a escolha certa de softphone e o treinamento adequado da equipe, as empresas podem experimentar melhorias significativas em sua comunicação interna e externa, o que pode levar a melhores resultados e satisfação do cliente. Se você está procurando uma maneira de melhorar a comunicação em sua empresa, o softphone pode ser a solução ideal. Lembre-se de pesquisar, comparar e escolher o melhor softphone para as necessidades específicas de sua empresa.

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