Sistema de Chamados: O que é, para que serve e como contratar

Sistema de Chamados: O que é, para que serve e como contratar

No mundo empresarial atual, é essencial garantir um atendimento eficiente e satisfatório aos clientes.

Um sistema de chamados desempenha um papel crucial nesse processo, permitindo o gerenciamento adequado das solicitações e garantindo que todas as demandas sejam tratadas de forma organizada.

Neste artigo, exploraremos o que é um sistema de chamados, sua utilidade, vantagens, desvantagens e como ele pode ajudar no gerenciamento dos clientes.

Além disso, abordaremos a importância do sistema de chamados para o cumprimento de SLA e KPIs, como escolher a melhor opção para sua empresa e como implementá-la com sucesso.

O que é um sistema de chamados?

Um sistema de chamados é uma ferramenta que permite o registro, o acompanhamento e o gerenciamento de todas as solicitações e demandas recebidas por uma empresa.

Essas solicitações podem vir de clientes, colaboradores ou outros stakeholders, e podem estar relacionadas a suporte técnico, atendimento ao cliente, reclamações, pedidos de informações, entre outros.

O sistema de chamados atua como uma central de controle, garantindo que todas as demandas sejam registradas, atribuídas a responsáveis adequados e tratadas de forma eficiente.

Para que serve um sistema de chamados?

Um sistema de chamados desempenha várias funções importantes dentro de uma organização. Em primeiro lugar, ele oferece uma plataforma centralizada para receber e registrar todas as solicitações.

Isso evita que as demandas se percam em meio a diferentes canais de comunicação, como e-mails, telefonemas ou mensagens instantâneas.

Além disso, um sistema de chamados permite o acompanhamento sistemático de cada solicitação, garantindo que nenhuma seja negligenciada ou esquecida.

Outra função fundamental é a atribuição de responsáveis por cada chamado. Com um sistema de chamados, é possível direcionar cada solicitação para o departamento ou o indivíduo apropriado, com base em critérios pré-definidos.

Isso agiliza o processo de resolução e evita que as solicitações se acumulem ou fiquem paradas em um limbo burocrático.

Como funciona um sistema de gerenciamento de chamados?

O funcionamento de um sistema de gerenciamento de chamados é relativamente simples e intuitivo. Quando uma solicitação é recebida, ela é registrada no sistema, que gera um número de chamado único para referência futura. Esse número facilita a identificação e o rastreamento de cada solicitação.

O sistema de chamados permite que os responsáveis atribuam status a cada chamado, indicando em qual estágio de resolução ele se encontra. Esses status podem incluir “em andamento”, “em espera”, “resolvido” ou outros termos relevantes. Dessa forma, é possível ter uma visão clara do progresso de cada solicitação e identificar rapidamente aquelas que requerem atenção imediata.

Além disso, um sistema de chamados pode ser integrado a outros sistemas e ferramentas utilizados pela empresa, como sistemas de CRM (Customer Relationship Management) ou softwares de help desk. Essa integração permite um fluxo de trabalho mais eficiente, onde as informações do cliente, histórico de interações e outras informações relevantes são acessíveis diretamente no sistema de chamados. Isso agiliza o atendimento, oferece um serviço personalizado e evita a duplicação de esforços.

Quais as vantagens de ter um sistema de chamados?

A adoção de um sistema de chamados traz uma série de vantagens para as empresas. Vejamos algumas delas:

Centralização e organização: Com um sistema de chamados, todas as solicitações são registradas e armazenadas em um único local. Isso facilita o acesso às informações, evita a perda de solicitações e proporciona uma visão geral das demandas.

Priorização e escalonamento: O sistema de chamados permite a atribuição de prioridades a cada solicitação com base em critérios definidos. Assim, é possível identificar as demandas mais urgentes e garantir que sejam tratadas de forma adequada. Além disso, em casos de maior complexidade ou necessidade de intervenção de outros departamentos, é possível escalonar o chamado para a equipe apropriada.

Acompanhamento e histórico: Com o sistema de chamados, é possível acompanhar o status e o progresso de cada solicitação. Isso proporciona transparência e permite que os clientes sejam informados sobre o andamento de suas demandas. Além disso, o histórico de interações e soluções anteriores fica registrado, o que facilita futuros atendimentos e garante a continuidade do serviço.

Eficiência no atendimento: Com um sistema de chamados, é possível atribuir cada solicitação ao responsável adequado de forma automatizada. Isso evita atrasos e redirecionamentos desnecessários, resultando em um atendimento mais ágil e eficiente.

Análise e relatórios: O sistema de chamados oferece a possibilidade de análise de dados e geração de relatórios. Essas informações podem ser utilizadas para identificar padrões, identificar áreas de melhoria, medir o desempenho da equipe e embasar tomadas de decisão estratégicas.

Quais as desvantagens de um sistema de chamados?

Apesar das diversas vantagens, é importante também considerar as possíveis desvantagens de um sistema de chamados. Algumas delas incluem:

Dependência tecnológica: Um sistema de chamados depende de tecnologia e infraestrutura adequadas para funcionar corretamente. Problemas técnicos, como falhas no sistema ou interrupções de rede, podem impactar o acesso e a disponibilidade do serviço.

Aprendizado e adaptação: A adoção de um novo sistema de chamados requer um período de aprendizado e adaptação por parte dos colaboradores. É necessário investir em treinamentos e garantir que todos compreendam como utilizar a ferramenta de forma eficiente.

Possível distanciamento do atendimento personalizado: Um sistema de chamados automatizado pode gerar a percepção de um atendimento menos personalizado. É importante equilibrar a automação com um toque humano, garantindo que os clientes se sintam ouvidos e compreendidos.

Investimento financeiro: A implementação de um sistema de chamados pode exigir um investimento financeiro considerável, tanto na aquisição da ferramenta quanto na infraestrutura necessária para sua operação. É importante avaliar o custo-benefício e o retorno sobre o investimento antes de implementar um sistema de chamados.

Possível resistência interna: Alguns colaboradores podem resistir à adoção de um novo sistema, principalmente aqueles que estão acostumados com processos manuais ou outros métodos de gerenciamento de chamados. É fundamental oferecer suporte e demonstrar os benefícios do sistema para superar essa resistência.

É importante ressaltar que as desvantagens mencionadas podem ser minimizadas ou superadas com uma boa seleção da ferramenta, um planejamento adequado e um acompanhamento constante do processo de implementação e utilização do sistema de chamados.

Como o sistema de chamados ajuda no gerenciamento dos clientes?

Um sistema de chamados desempenha um papel fundamental no gerenciamento dos clientes. Ele oferece uma visão abrangente das interações entre a empresa e os clientes, permitindo que cada solicitação seja tratada de forma adequada e em tempo hábil.

Ao registrar todas as demandas dos clientes, o sistema de chamados garante que nenhuma solicitação seja perdida ou esquecida. Isso resulta em um atendimento mais eficiente e em uma maior satisfação do cliente, pois ele se sente ouvido e valorizado.

Além disso, o sistema de chamados permite a atribuição de prioridades e o escalonamento adequado das solicitações. Isso significa que as demandas mais urgentes ou complexas recebem a atenção necessária, evitando atrasos e garantindo uma resolução rápida.

O histórico de interações armazenado no sistema de chamados também é valioso para o gerenciamento dos clientes. Ele permite que a equipe de atendimento tenha acesso ao histórico completo de cada cliente, incluindo suas solicitações anteriores, soluções aplicadas e notas relevantes. Isso facilita um atendimento personalizado e contextualizado, criando uma experiência positiva para o cliente.

Além disso, o sistema de chamados oferece recursos de análise e relatórios, permitindo que a empresa avalie o desempenho do atendimento, identifique tendências, identifique áreas de melhoria e tome decisões estratégicas com base em dados concretos. Isso contribui para o aprimoramento contínuo do atendimento ao cliente e para o fortalecimento do relacionamento com eles.

Importância do sistema de chamados para SLA e KPIs

O sistema de chamados desempenha um papel crucial no cumprimento de SLA (Service Level Agreement) e KPIs (Key Performance Indicators). SLA é um acordo estabelecido entre a empresa e o cliente, definindo os níveis de serviço esperados e os prazos de resposta e resolução das solicitações. KPIs são indicadores utilizados para mensurar o desempenho da empresa em relação a metas e objetivos específicos.

Um sistema de chamados permite o monitoramento e o controle do cumprimento dos prazos estabelecidos no SLA. Ele oferece visibilidade sobre o tempo médio de resposta, tempo médio de resolução e outros indicadores-chave, permitindo que a empresa avalie seu desempenho e tome medidas corretivas, quando necessário, para garantir a conformidade com os termos acordados.

Além disso, o sistema de chamados fornece dados importantes para a análise dos KPIs relacionados ao atendimento ao cliente. Por exemplo, é possível medir a taxa de resolução no primeiro contato, a satisfação do cliente após o atendimento, o tempo médio de espera e outros indicadores relevantes. Essas métricas permitem uma avaliação precisa do desempenho da equipe de atendimento e auxiliam na identificação de áreas de melhoria.

Ao utilizar o sistema de chamados para o gerenciamento de SLA e KPIs, a empresa pode estabelecer metas realistas, monitorar seu progresso e tomar medidas corretivas quando necessário. Isso resulta em um atendimento mais eficiente, melhoria na satisfação do cliente e maior alinhamento com os objetivos estratégicos da empresa.

O que sua empresa tem a ganhar com o sistema de chamados?

A adoção de um sistema de chamados traz inúmeros benefícios para as empresas. Vejamos alguns ganhos significativos:

Melhoria no atendimento ao cliente: Um sistema de chamados permite um atendimento mais rápido, eficiente e personalizado. Os clientes se sentem valorizados, pois suas demandas são registradas e tratadas de forma adequada, resultando em uma experiência positiva.

Organização e centralização: Com um sistema de chamados, todas as solicitações são registradas em um único local, facilitando o acesso às informações, evitando a perda de solicitações e proporcionando uma visão geral das demandas.

Aumento da produtividade: Com a automatização e a atribuição adequada das solicitações, o sistema de chamados otimiza o fluxo de trabalho, evitando a duplicação de esforços e agilizando a resolução de problemas. Isso resulta em maior produtividade da equipe de atendimento.

Análise de dados e tomada de decisão: O sistema de chamados oferece recursos de análise e geração de relatórios, fornecendo informações valiosas para avaliar o desempenho do atendimento, identificar tendências, áreas de melhoria e embasar a tomada de decisões estratégicas.

Cumprimento de SLA e KPIs: Com o sistema de chamados, é possível monitorar e garantir o cumprimento dos prazos estabelecidos no SLA, bem como medir os indicadores-chave relacionados ao atendimento ao cliente, contribuindo para o alcance de metas e objetivos.

Melhoria contínua: Com o histórico de interações e o feedback dos clientes armazenados no sistema de chamados, a empresa pode identificar áreas de melhoria, corrigir falhas recorrentes e implementar melhorias contínuas no atendimento ao cliente.

Como escolher o sistema de chamados para sua empresa?

Ao escolher um sistema de chamados para sua empresa, é importante considerar alguns aspectos cruciais. Aqui estão algumas orientações para ajudar na escolha:

Identifique suas necessidades: Avalie as necessidades específicas da sua empresa em relação ao gerenciamento de chamados. Considere o volume de solicitações, os tipos de demanda, os requisitos de integração com outros sistemas e as funcionalidades desejadas, como relatórios, automação de processos, etc.

Pesquise e compare opções: Realize uma pesquisa de mercado para identificar diferentes opções de sistemas de chamados disponíveis. Analise as características, funcionalidades, custos, suporte técnico e a reputação dos fornecedores. Compare as opções e selecione aquelas que melhor atendem às necessidades da sua empresa.

Avalie a usabilidade e a interface: Um sistema de chamados deve ser intuitivo e fácil de usar para garantir a adesão e a eficiência dos usuários. Realize testes ou solicite demonstrações para verificar a usabilidade e a interface do sistema. Certifique-se de que ele seja amigável e que possa ser facilmente adotado por toda a equipe.

Integrações e compatibilidade: Verifique se o sistema de chamados é compatível com os outros sistemas e ferramentas utilizados pela sua empresa, como sistemas de CRM, help desk, entre outros. A integração entre essas ferramentas facilita o fluxo de informações e melhora a eficiência operacional.

Segurança e proteção de dados: Segurança é uma preocupação essencial ao escolher um sistema de chamados. Verifique se o sistema oferece recursos de segurança robustos, como criptografia de dados, acesso restrito e backup regular. Garanta que as informações confidenciais dos clientes e da empresa estejam protegidas.

Suporte técnico e treinamento: Avalie o suporte técnico oferecido pelo fornecedor do sistema de chamados. Verifique se eles fornecem suporte adequado, como atendimento ao cliente, documentação, tutoriais e treinamentos para garantir que sua equipe esteja preparada para usar o sistema de forma eficaz.

Avaliações e referências de clientes: Pesquise por avaliações e referências de outros clientes que utilizam o sistema de chamados que você está considerando. Isso pode fornecer insights valiosos sobre a experiência geral do usuário, a qualidade do suporte e a eficácia do sistema.

Ao considerar esses pontos, você estará em uma posição melhor para escolher um sistema de chamados que atenda às necessidades específicas da sua empresa e que seja adequado em termos de funcionalidades, usabilidade, segurança e suporte técnico.

Como implantar um sistema de chamados na sua empresa?

A implantação de um sistema de chamados requer um planejamento cuidadoso e uma execução adequada para garantir uma transição tranquila e eficiente. Aqui estão alguns passos importantes a serem considerados:

Defina um plano de implementação: Estabeleça um plano detalhado que inclua todas as etapas do processo de implantação, desde a preparação até a configuração e treinamento. Determine prazos, responsabilidades e metas para cada etapa do projeto.

Prepare os dados: Garanta que todos os dados existentes, como histórico de chamados, informações de clientes e outros registros relevantes, estejam devidamente organizados e prontos para serem migrados para o novo sistema. Isso pode exigir a limpeza e a formatação dos dados para garantir a integridade e a precisão das informações.

Configure o sistema: Realize a configuração inicial do sistema de chamados de acordo com as necessidades e requisitos da sua empresa. Isso inclui a definição de fluxos de trabalho, atribuição de permissões de acesso, personalização de campos e categorias, entre outros aspectos. Certifique-se de alinhar as configurações com as melhores práticas e os objetivos da sua empresa.

Realize testes e treinamentos: Antes de implementar o sistema de chamados em toda a empresa, é recomendável realizar testes e treinamentos com uma equipe piloto. Isso permitirá identificar possíveis problemas, ajustar configurações e garantir que a equipe esteja familiarizada com o uso da ferramenta. O treinamento deve abordar todos os aspectos importantes do sistema, desde o registro de chamados até a geração de relatórios.

Comunique e envolva a equipe: É fundamental comunicar claramente os benefícios e os objetivos da implantação do sistema de chamados para a equipe. Explique como ele melhorará o atendimento ao cliente, aumentará a eficiência operacional e proporcionará uma melhor gestão das demandas. Incentive a participação ativa dos colaboradores e esteja aberto a receber feedback e sugestões.

Realize a migração de dados: Após a conclusão dos testes e treinamentos, proceda à migração dos dados existentes para o novo sistema de chamados. Certifique-se de que todos os dados sejam transferidos corretamente e verifique sua integridade após a migração.

Acompanhe e avalie o desempenho: Após a implantação, acompanhe o desempenho do sistema de chamados, monitore o atendimento, avalie a satisfação do cliente e analise os indicadores de desempenho. Isso permitirá identificar áreas de melhoria contínua e garantir que o sistema esteja sendo utilizado de forma eficiente.

Lembre-se de que a implantação de um sistema de chamados é um processo contínuo. Esteja aberto a ajustes, melhorias e feedback da equipe e dos clientes. A evolução e o aprimoramento do sistema são fundamentais para garantir o sucesso a longo prazo.

Conclusão

Um sistema de chamados desempenha um papel crucial no gerenciamento eficiente das solicitações e demandas dos clientes. Ele oferece uma plataforma centralizada, organizada e automatizada para registrar, acompanhar e resolver as solicitações de forma eficiente. As vantagens incluem melhor atendimento ao cliente, aumento da produtividade, análise de dados, cumprimento de SLA e KPIs, entre outros.

Ao escolher um sistema de chamados, é importante considerar as necessidades específicas da sua empresa, a usabilidade, a segurança, as integrações e o suporte técnico oferecido. A implantação requer um planejamento cuidadoso, testes, treinamentos e uma abordagem iterativa para garantir uma transição suave e uma adoção eficaz por parte da equipe.

Ao implementar um sistema de chamados, sua empresa estará melhor preparada para fornecer um atendimento excepcional aos clientes, gerenciar de forma eficiente as demandas e melhorar continuamente os processos de suporte e relacionamento com os clientes. Invista nessa solução e colha os benefícios de um atendimento mais organizado, eficiente e personalizado, que resultará em maior satisfação do cliente e fortalecimento do relacionamento com eles.

Lembre-se de que um sistema de chamados é uma ferramenta poderosa, mas é essencial também manter um equilíbrio entre a automação e o toque humano no atendimento ao cliente. Certifique-se de que sua equipe esteja preparada para usar o sistema de forma eficaz, oferecendo um atendimento personalizado e atencioso.

A implementação de um sistema de chamados pode ser um processo desafiador, mas os benefícios e as melhorias no gerenciamento de chamados e no atendimento ao cliente valem o esforço. Portanto, siga as etapas mencionadas neste artigo, pesquise e selecione cuidadosamente a melhor opção para sua empresa e esteja preparado para ajustes e melhorias contínuas.

Com um sistema de chamados adequado, sua empresa estará mais preparada para enfrentar os desafios do atendimento ao cliente, melhorar a eficiência operacional e impulsionar o crescimento e o sucesso do negócio. Portanto, não subestime o valor de um sistema de chamados eficiente e comece a explorar as opções disponíveis para transformar o gerenciamento de chamados em sua empresa.

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