No mundo empresarial, otimizar processos e buscar eficiência operacional são essenciais para alcançar o sucesso e se manter competitivo.
Nesse contexto, a área de facilities tem ganhado cada vez mais destaque, oferecendo soluções eficientes para a gestão de instalações e serviços relacionados.
Neste artigo, vamos explorar o que é facilities, a gestão de facilidades ou gestão de instalações, os benefícios dessa área e como implementá-la passo a passo.
O que é facilities?
Facilities é um termo em inglês que pode ser traduzido para o português como “facilidades” ou “instalações”.
No contexto empresarial, o termo se refere a um conjunto de serviços e atividades que envolvem a gestão de instalações físicas, infraestrutura, recursos humanos, serviços terceirizados e outras facilidades necessárias para o funcionamento adequado de uma organização.
A gestão de facilidades ou gestão de instalações
A gestão de facilidades, também conhecida como gestão de instalações, é uma área que tem como objetivo principal fornecer e gerenciar as facilidades necessárias para o bom funcionamento de uma empresa. Isso inclui desde a manutenção predial até a gestão de serviços terceirizados, como limpeza, segurança, manutenção de equipamentos, recepção, entre outros.
A gestão de facilidades visa garantir que todos os aspectos relacionados às instalações e serviços de suporte estejam operando de forma eficiente, de modo a criar um ambiente propício para a produtividade e o bem-estar dos colaboradores.
Os benefícios da área de facilities
A área de facilities traz diversos benefícios para as empresas que investem em uma gestão eficiente. Vejamos alguns dos principais benefícios:
Otimização de recursos: Com uma gestão de facilidades eficaz, é possível otimizar o uso de recursos físicos, como espaço, energia, água e materiais. Isso resulta em redução de desperdícios e economia financeira para a empresa.
Foco no core business: Ao terceirizar serviços de apoio, como limpeza e segurança, a empresa pode concentrar seus esforços e recursos no seu core business, ou seja, nas atividades essenciais que geram valor para o negócio.
Melhoria da produtividade: Uma boa gestão de instalações proporciona um ambiente de trabalho adequado, com infraestrutura funcional e serviços eficientes. Isso contribui para a produtividade dos colaboradores, que se sentem mais motivados e engajados.
Aumento da satisfação dos colaboradores: Ambientes de trabalho bem cuidados e serviços de apoio eficientes contribuem para o bem-estar dos colaboradores, o que resulta em maior satisfação e, consequentemente, redução do turnover.
Melhoria da imagem corporativa: Empresas que investem em uma gestão de facilidades de qualidade demonstram preocupação com o bem-estar de seus colaboradores e com a sustentabilidade. Isso fortalece a imagem corporativa e atrai clientes e talentos.
Como implementar passo a passo
A implementação de uma gestão de facilidades eficiente requer planejamento e organização. Para ajudá-lo nesse processo, apresentaremos um passo a passo para a implementação da área de facilities em sua empresa:
Passo 1: Avalie as necessidades da empresa
Antes de iniciar a implementação, é fundamental compreender as necessidades específicas da sua empresa. Faça uma análise detalhada das instalações existentes, identifique os pontos fracos e as áreas que precisam de melhorias. Considere também os serviços terceirizados atualmente utilizados e avalie sua eficiência.
Passo 2: Defina metas e objetivos
Com base na análise realizada, estabeleça metas e objetivos claros para a gestão de facilidades. Essas metas podem incluir a redução de custos, a melhoria da eficiência energética, o aumento da satisfação dos colaboradores, entre outros. Certifique-se de que as metas estejam alinhadas com os objetivos estratégicos da empresa.
Passo 3: Monte uma equipe de gestão
Designe uma equipe responsável pela gestão de facilidades. Essa equipe deve ser composta por profissionais qualificados, que tenham conhecimento sobre as diferentes áreas envolvidas, como engenharia, recursos humanos e suprimentos. Garanta também que haja uma boa comunicação entre a equipe de facilities e as demais áreas da empresa.
Passo 4: Estabeleça parcerias com fornecedores
Identifique fornecedores confiáveis e estabeleça parcerias estratégicas. Busque empresas especializadas em serviços de facilities, como limpeza, segurança, manutenção predial, entre outros. Avalie as opções disponíveis no mercado e escolha aquelas que melhor atendam às necessidades da sua empresa em termos de qualidade, custo e sustentabilidade.
Passo 5: Implemente um sistema de gestão
Utilize um sistema de gestão que facilite o acompanhamento e controle das atividades relacionadas às facilidades. Existem softwares específicos para a gestão de facilities, que auxiliam no agendamento de manutenções, na gestão de contratos e na análise de indicadores de desempenho. Essas ferramentas contribuem para uma gestão mais eficiente e permitem tomar decisões embasadas em dados.
Passo 6: Realize treinamentos e capacitações
Promova treinamentos e capacitações para a equipe de facilities e demais colaboradores envolvidos. É importante que todos compreendam a importância da gestão de facilidades e saibam como contribuir para seu sucesso. Além disso, capacite a equipe para o uso adequado dos equipamentos e recursos disponíveis, garantindo a segurança e a eficiência das operações.
Passo 7: Monitore e avalie constantemente
Estabeleça indicadores de desempenho e monitore regularmente os resultados obtidos. Realize avaliações periódicas para identificar possíveis melhorias e ajustes necessários. Essa análise contínua permitirá que você faça ajustes conforme necessário e mantenha a gestão de facilidades alinhada com as necessidades da empresa.
Conclusão
A área de facilities desempenha um papel fundamental na gestão eficiente das instalações e serviços de apoio de uma empresa. Ao implementar uma gestão de fácilidades adequada, sua empresa poderá desfrutar de diversos benefícios, como a otimização de recursos, o foco no core business, a melhoria da produtividade, o aumento da satisfação dos colaboradores e a melhoria da imagem corporativa
Para implementar a área de facilities, é necessário avaliar as necessidades da empresa, estabelecer metas e objetivos, montar uma equipe de gestão qualificada, estabelecer parcerias estratégicas com fornecedores, implementar um sistema de gestão adequado, promover treinamentos e capacitações, e monitorar e avaliar constantemente os resultados.
Lembre-se de que a gestão de facilidades não é um processo estático. É fundamental estar aberto a ajustes e melhorias contínuas, buscando sempre a eficiência e a excelência na gestão dos recursos e serviços relacionados às instalações da empresa.
Portanto, ao investir na área de facilities, sua empresa estará no caminho certo para criar um ambiente de trabalho mais produtivo, eficiente e agradável, contribuindo para o crescimento e o sucesso organizacional.
Tenha em mente que cada empresa possui suas particularidades, portanto, adapte essas etapas de implementação de acordo com as necessidades e realidade do seu negócio. Ao fazer isso, você estará no caminho certo para colher os benefícios de uma gestão de facilidades eficiente.
