No mundo agitado e acelerado em que vivemos, lidar com múltiplas tarefas, compromissos e responsabilidades pode ser um verdadeiro desafio.
Muitas vezes, nos sentimos sobrecarregados e perdidos em meio a tantas demandas. É nesse contexto que o Método GTD (Getting Things Done) se destaca como uma abordagem eficaz para a organização pessoal e profissional.
Neste artigo, vamos explorar o que é o GTD, para que ele serve, como surgiu, suas aplicações e como usá-lo em cinco passos simples.
Além disso, veremos como conciliar esse método com um CRM (Customer Relationship Management), otimizando ainda mais a produtividade. Vamos mergulhar nesse universo de organização e eficiência!
O que é GTD?
O GTD, abreviação para “Getting Things Done” ou “Fazendo Acontecer”, é um método desenvolvido por David Allen, consultor de produtividade e autor do livro “A Arte de Fazer Acontecer”.
O objetivo do GTD é ajudar as pessoas a organizar suas vidas e realizar suas tarefas de forma mais eficiente. O método baseia-se em princípios simples, mas poderosos, que podem ser aplicados em diversos contextos, desde a vida pessoal até a gestão de projetos complexos.
Para que serve o método GTD?
O método GTD tem como propósito principal liberar a mente das pessoas do peso do gerenciamento de informações, tarefas e compromissos.
Ao implementar o GTD, é possível obter uma visão clara de todas as demandas e, assim, tomar decisões mais assertivas sobre o que deve ser feito em determinado momento.
O GTD promove a sensação de controle sobre as atividades e reduz o estresse relacionado ao acúmulo de tarefas.
Como surgiu o método GTD?
O GTD foi desenvolvido por David Allen ao longo de décadas de experiência como consultor e coach de produtividade.
Allen percebeu que muitas pessoas enfrentavam problemas para gerenciar suas tarefas e organizar suas vidas de maneira eficiente.
Após anos de pesquisa e prática, ele consolidou o Método GTD em seu livro “A Arte de Fazer Acontecer”, publicado em 2001.
Desde então, o GTD tem se tornado cada vez mais popular e é amplamente adotado por pessoas e organizações ao redor do mundo.
Quais as aplicações do método GTD?
O método GTD pode ser aplicado em diferentes áreas e contextos. Pode ser utilizado por estudantes para organizar tarefas acadêmicas, por profissionais para gerenciar projetos e prazos, por empreendedores para otimizar a gestão de suas empresas, e até mesmo por pessoas que buscam uma melhor organização pessoal e uma vida mais equilibrada.
O GTD é uma abordagem flexível que pode ser adaptada às necessidades individuais e às peculiaridades de cada situação.
Como usar o método GTD? 5 passos
Capturar: O primeiro passo do GTD é capturar todas as tarefas, ideias e compromissos em um sistema confiável. Isso pode ser feito por meio de anotações em um caderno, em um aplicativo de celular ou em um software específico para gerenciamento de tarefas. O importante é registrar tudo o que vem à mente, sem filtros.
Processar: Após capturar as informações, é necessário processá-las. Nesse passo, você deve revisar cada item e decidir qual ação precisa ser realizada. Existem quatro possíveis ações a serem tomadas: realizar a tarefa imediatamente, delegá-la a alguém, adiar para fazer mais tarde ou descartar, caso não seja relevante ou necessário.
Organizar: Uma vez que você tenha processado todas as informações, é hora de organizá-las. Crie categorias ou listas de acordo com contextos ou áreas de responsabilidade, como trabalho, casa, estudos, entre outros. Utilize etiquetas, cores ou qualquer outro método que facilite a identificação e o acesso às suas tarefas.
Revisar: A revisão é uma etapa fundamental para manter o controle e a atualização do sistema GTD. Reserve um tempo regularmente para revisar suas listas de tarefas, prioridades e prazos. Faça ajustes conforme necessário e verifique se todas as informações estão atualizadas.
Executar: Por fim, é hora de executar as tarefas. Priorize as atividades de acordo com a importância e a urgência, levando em consideração os prazos e os recursos disponíveis. Utilize técnicas de gestão do tempo, como o Pomodoro, para manter o foco e a produtividade durante a execução das tarefas.
Como conciliar o método GTD com um CRM?
A utilização do GTD em conjunto com um CRM (Customer Relationship Management) pode potencializar ainda mais a eficiência e a organização. Um CRM é uma ferramenta que auxilia na gestão de relacionamento com clientes, armazenando informações relevantes, histórico de interações e atividades a serem realizadas. Para conciliar o GTD com um CRM, é possível seguir algumas práticas:
Sincronização de informações: Mantenha seu sistema GTD e seu CRM atualizados e sincronizados. Certifique-se de que todas as tarefas e compromissos estejam refletidos em ambos os sistemas para evitar duplicidades e inconsistências.
Integração de calendários: Se o CRM possuir um calendário integrado, utilize-o em conjunto com as datas e prazos definidos no GTD. Dessa forma, você terá uma visão geral de todas as suas atividades e compromissos em um só lugar.
Utilização de tags ou etiquetas: Aproveite as funcionalidades de categorização do CRM para classificar as tarefas e atividades de acordo com o contexto ou a área de responsabilidade. Isso facilitará a identificação e a busca por informações específicas dentro do sistema.
Acompanhamento de interações com clientes: Utilize o CRM para registrar e acompanhar todas as interações com seus clientes. Isso permitirá que você tenha um histórico completo e atualizado, facilitando o gerenciamento de relacionamentos e a identificação de oportunidades de negócio.
Conclusão
O método GTD é uma abordagem eficaz para a organização pessoal e profissional, que tem como objetivo liberar a mente das pessoas do peso do gerenciamento de informações, tarefas e compromissos. Com seus cinco passos simples – capturar, processar, organizar, revisar e executar – o GTD proporciona uma visão clara das demandas e permite tomar decisões assertivas sobre o que precisa ser feito em cada momento.
O GTD pode ser aplicado em diversas áreas da vida, desde a gestão de projetos e prazos no ambiente de trabalho até a organização de tarefas acadêmicas e pessoais. Sua flexibilidade e adaptabilidade tornam-no uma metodologia versátil, capaz de se adequar às necessidades individuais de cada pessoa.
Além disso, é possível integrar o GTD a outras ferramentas de produtividade, como um CRM, para otimizar ainda mais a eficiência. Ao conciliar o GTD com um CRM, é possível sincronizar informações, integrar calendários, utilizar tags ou etiquetas para classificação e acompanhar interações com clientes. Essa integração proporciona uma gestão mais completa e centralizada das atividades, permitindo um controle mais eficiente sobre tarefas e compromissos.
No entanto, é importante ressaltar que a implementação do GTD requer disciplina e comprometimento. É necessário dedicar um tempo regular para a revisão e atualização do sistema, além de estabelecer prioridades e manter o foco na execução das tarefas.
Em resumo, o método GTD é uma poderosa ferramenta para organização e produtividade, que ajuda a libertar a mente do caos e a trazer clareza para as demandas diárias. Ao adotar os cinco passos do GTD e conciliá-lo com um CRM, é possível obter um controle mais eficiente sobre as atividades, otimizando o tempo, reduzindo o estresse e alcançando resultados mais satisfatórios tanto na vida pessoal quanto na profissional.
Portanto, se você está em busca de um método eficaz para lidar com a sobrecarga de informações e tarefas, o GTD pode ser a solução. Experimente implementar esse método em sua rotina e descubra como ele pode transformar a maneira como você lida com suas responsabilidades e alcança seus objetivos. Libere o potencial máximo da sua produtividade com o GTD e conquiste uma vida mais organizada e equilibrada.
